Regole di base quando si scrive un'e-mail

La comunicazione con gli altri attraverso lo schermo è sempre più frequente. Che sia lo schermo del computer, del tablet o dello smartphone.
È vero che è un modo facile e veloce per farlo, ma a volte, la cattiva abitudine di scrivere in modo non proprio corretto o informale in chat o altri mezzi, può giocarci uno scherzo se il testo che vogliamo scrivere ha un carattere più professionale.
Quando dobbiamo inviare una mail seria, a tutti noi piace essere capiti e il nostro messaggio essere chiaro.
Inoltre, il nostro modo di scrivere dice molto di noi stessi, ed è per questo che cerchiamo, soprattutto quando il nostro messaggio ha un destinatario professionale, di essere il più corretto e adeguato possibile.
Per questo motivo, ti darò una serie di suggerimenti, in modo che le tue email non contengano errori.
Regole di base quando si scrive un'e-mail

Sii corretto nel tuo saluto

Una delle parti più importanti quando si scrive un'e-mail è come iniziamo la conversazione. Dovremmo sempre iniziare con un saluto, in modo che la prima impressione sia buona
Dobbiamo sapere come distinguere a chi è destinata l'e-mail e quale tipo di saluto utilizzare in ciascun caso.
Nel caso in cui scambiassimo più email sullo stesso argomento, con la stessa persona, non è necessario salutare costantemente.

Un buon titolo è importante

L'e-mail è composta da più parti: titolo, saluto, corpo e firma.
Attribuiamo grande importanza al titolo, poiché è la prima cosa che vedrà il nostro destinatario. Voglio dire, è come una specie di presentazione. Nel titolo riflettiamo in poche parole qual è il contenuto del nostro scritto, quindi deve essere chiaro e fornire al destinatario sufficienti informazioni sull'importanza del nostro messaggio.

Essere concisi è una virtù

Quando inviamo un'e-mail dobbiamo essere il più specifici possibile. Vogliamo dare informazioni in modo rapido e semplice, ed è così che le vede il destinatario.
Ecco perché dobbiamo essere chiari con i nostri messaggi e non esagerare con cose inutili.
A nessuno piace dover passare molto tempo a leggere un'e-mail, se il messaggio può essere riassunto in poche parole, è consigliabile che sia così, farà risparmiare tempo per entrambe le parti.

Evita le maiuscole

Se usiamo le lettere maiuscole quando scriviamo su Internet, stiamo riflettendo che il nostro messaggio viene gridato.
Capitalizzare su Internet significa questo, urlare. Non credo che sia la nostra intenzione in una e-mail, e tanto meno se si tratta di qualcosa di professionale.
Quindi ricorda, se non vuoi fare una brutta impressione, non scrivere nulla in maiuscolo nelle tue e-mail.

Attenzione all'ortografia

Quando si scrive, l'ortografia è un punto molto importante.
Sempre più siamo abituati a scrivere in modo informale con i nostri amici, usando abbreviazioni ecc.
Ricorda che usare bene i segni di punteggiatura e rispettare le regole di ortografia offrirà una buona immagine di te. Ciò riflette che ti sei preso il tempo necessario per scrivere la scrittura e che le hai dato l'importanza che merita poiché il suo aspetto è importante per te.

Usa testo normale

Prova a scrivere la tua email in testo normale, perché se lo fai in HTML, alcuni utenti potrebbero non essere in grado di leggere il tuo messaggio, poiché non tutti i servizi di posta elettronica accettano questo tipo di messaggio.
Assicurati in questo modo che il messaggio possa essere visto correttamente da tutti i destinatari utilizzando il testo normale.

Attenzione ai destinatari della copia nascosta

Quando scrivi un'e-mail e selezioni l'opzione di copia nascosta, il destinatario vedrà che l'hai inviata con questa opzione.
A seconda dei casi, è consigliabile non utilizzare questa opzione, poiché potrebbe portare a malintesi quando si riflettono queste informazioni su di noi.

È fondamentale essere attenti

Quando riceviamo una mail, dobbiamo stare attenti a tutto ciò che contiene.
Può contenere domande. In tal caso, dobbiamo essere vigili per poter rispondere a tutto ciò che ci viene chiesto, senza dimenticare di fornire qualsiasi informazione che ci viene chiesta.
Possiamo anche fornire le possibili domande che ci faranno e offrire le informazioni in anticipo.

Lascia la tua firma

È importante che alla fine della tua e-mail appaiano tutti i dati necessari che vorremmo che i receptos sapessero su di noi.
Questo può includere tutte le informazioni che riteniamo pertinenti.
Nel caso in cui lo facciamo dal nostro iPhone, non dimenticare di rimuovere la firma predefinita

Controlla il tuo messaggio prima di inviarlo

È l'ultimo punto, ma non il meno importante, poiché rivedere il nostro messaggio prima di inviarlo può evitare molti errori.
C'è sempre qualcosa che non ci piace così come è stato scritto, qualche accento che ci siamo dimenticati di mettere, qualche parola che avanza o manca….
Quindi prenditi un ultimo minuto per rivedere la tua scrittura e non rimpiangere una volta inviato.