Oggi più i nostri compiti sono automatizzati, migliori sono le nostre prestazioni e produttività. Essere in grado di svolgere compiti automaticamente non è difficile in questo momento, grazie alla miriade di strumenti e accessori che possiamo utilizzare quotidianamente.
Cerchiamo la produttività in ogni compito e lavoro che svolgiamo, poiché diamo valore al nostro tempo e questo ci fa cercare strategie e strumenti affinché tutto ciò che facciamo. Per noi è molto importante trovare formule con le quali possiamo facilitare il nostro lavoro e avere facile accesso a tutte le informazioni che ci interessano.
Uno degli strumenti che utilizziamo di più, sia per comunicare che per gestire problematiche diverse, è l'email di Gmail. Possiamo avere email diverse a seconda delle caratteristiche dei contatti oppure averne una sola con sezioni diverse. Se a questo aggiungiamo la suite per ufficio di Google, abbiamo il pacchetto completo di strumenti con cui lavorare. È per questo motivo che di seguito vedremo come salvare automaticamente le email di Gmail in Google Drive in pochi semplici passaggi in modo da avere a portata di mano tutte quelle che ti interessano e come salvarle manualmente a seconda della funzionalità di cui hai bisogno in ogni occasione.
1. Come salvare automaticamente le email di Gmail su Google Drive
Affinché le email che ricevi nel tuo gestore di posta Gmail vengano salvate automaticamente in Google Drive, i passaggi che dovrai seguire saranno i seguenti:
Passo 1
Per eseguire questa operazione, dobbiamo prima ottenere l'add-on Salva email e allegati, che ci permetterà di creare regole per stabilire cosa scaricare e cosa non scaricare nel seguente link:
Fare clic sul pulsante "Gratis" situato nell'angolo in alto a destra in blu per scaricare.
Passo 2
Premendo il pulsante di installazione (gratuito) verremo reindirizzati a un foglio di Fogli Google, e lì ci verranno chiesti i permessi affinché il componente aggiuntivo possa funzionare con le nostre applicazioni Google.
Passaggio 3
Una volta accettati i permessi, nel menu in alto cerchiamo l'opzione
- Accessori
- Salva email e allegati
- Crea nuova regola
Passaggio 4
Mentre sei lì, possiamo specificare diversi parametri da scaricare, come l'etichetta della posta, l'account che ci ha inviato, la dimensione, se contiene o meno le parole che specifichiamo, l'oggetto, l'intervallo di date in cui è stato ricevuto. infine seleziona come vogliamo che vengano archiviate la nostra posta e la directory della nostra cartella Google Drive, oltre a selezionare se vogliamo gli allegati e la cartella Drive in cui vogliamo che vengano salvate queste informazioni. Una volta selezionate tutte le condizioni premiamo il pulsante "Salva" per salvare.
Passaggio 5
La nostra regola è già creata ma verrà eseguita automaticamente ogni ora, quindi se vogliamo verificarne il funzionamento subito dopo, sullo schermo comparirà il seguente messaggio. Selezioniamo la nostra regola e premiamo il pulsante "Esegui manualmente".
Apparirà un altro nuovo messaggio. Premiamo "Esegui" per finire.
Con questo, possiamo avere le e-mail che desideriamo nella nostra cartella Google Drive senza dover sempre accedere a Gmail per controllare le e-mail che sono di una certa importanza per noi ma che non possiamo rivedere immediatamente.
2. Come salvare manualmente le email di Gmail su Google Drive
Se, al contrario, preferisci che le email non vengano salvate automaticamente e sei tu che le selezioni manualmente quando le includi in Drive per vari motivi (come leggerle prima o selezionare solo quelle importanti) cosa dovrai fare è il prossimo:
Passo 1
Entra in Gmail e seleziona l'e-mail che desideri salvare manualmente in Google Drive facendo clic su di essa.
Passo 2
Ora, una volta all'interno dell'e-mail, nella parte in alto a destra dell'intestazione vedrai l'icona di una stampante. Fare clic su di esso per accedere alla visualizzazione della stampante di posta.
Passaggio 3
Vedrai l'e-mail come apparirebbe se volessimo stamparla e sul lato destro dello schermo vedrai una colonna. Fare clic sul pulsante "Cambia" nella sezione Destinazione.
Passaggio 4
Infine, si aprirà una nuova schermata dove alla fine dell'elenco vedrai l'opzione "Salva su Google Drive". Clicca qui e il gioco è fatto.
Sarà così semplice salvare le nostre e-mail Gmail automaticamente o manualmente in base alle nostre esigenze sulla piattaforma di archiviazione di Google Drive.
