Come organizzare le email in Gmail

Gmail è la piattaforma di Google che ci permette di avere a portata di mano un'ampia utility per la gestione e il controllo delle email che sono una parte fondamentale delle nostre attività quotidiane. Con Gmail, organizzerai la tua casella di posta per essere più efficace. Saremo in grado di migliorare la casella di posta elettronica in modo che tu possa trovare i messaggi più rapidamente.

Con la quantità di messaggi indesiderati possiamo avere una casella di posta davvero piena di email che a volte non sappiamo da chi provengono. Solvetic ti insegnerà come organizzare queste e-mail in modo dinamico e avere un controllo migliore su di esse.

1. Come archiviare le email della posta in arrivo di Gmail

In molte occasioni abbiamo centinaia di messaggi nella posta in arrivo che non è più necessario leggere o che dovrebbero essere semplicemente eliminati da lì poiché influisce sul corretto ordine degli altri messaggi. Se ci sono email che non abbiamo bisogno di vedere e che possono essere archiviate, possiamo archiviarle automaticamente con il seguente processo.

Passo 1
Fai clic sull'icona del pignone appena sotto il nostro account e seleziona l'opzione Impostazioni:

Passo 2
Verrà visualizzata la seguente finestra e andremo alla scheda Filtri e indirizzi bloccati:

Passaggio 3
Lì selezioniamo l'opzione Crea un filtro e vedremo quanto segue:

Passaggio 4
Lì possiamo specificare i valori del filtro e una volta fatto, fare clic sulla riga Crea un filtro con questi criteri di ricerca e vedremo quanto segue:

Lì, tutti i messaggi con le parole indicate sono stati selezionati e qui dobbiamo decidere cosa farà il filtro, in questo caso segniamo la casella Salta ricevuto (Archivio). In questo modo i messaggi con quel filtro verranno archiviati automaticamente.

2. Come visualizzare tutte le email da un singolo mittente di Gmail

Gmail ci consente di cercare tutte le email di un determinato mittente ed è abbastanza semplice vedere tutte le email di quel mittente.

Per questo passiamo il mouse sul nome del contatto e nella finestra pop-up visualizzata facciamo clic sulla riga Messaggi in basso:

In questo modo vedremo tutti i messaggi di quel mittente:

3. Come organizzare le email per Oggetto

Questa opzione ci offre l'opportunità di organizzare l'e-mail in base a determinate parole dell'oggetto.
Per fare ciò, fai clic sulla freccia a discesa nella barra di ricerca di Google e inserisci la parola desiderata nel campo Contiene le parole:

Se vogliamo limitare ulteriormente la ricerca, possiamo cliccare sull'opzione Cerca e selezionare il filtro desiderato:

4. Come inviare risposte automatiche alle email ricevute

Questa è una funzione vitale per evitare di ricevere centinaia di email quando siamo assenti per lavoro, salute, vacanze o altro. Con questa opzione replicheremo tutte le email ricevute con un messaggio che indica quando saremo nuovamente disponibili al lavoro oa casa.

Per questo torniamo all'opzione Configurazione e nella scheda Generale andiamo alla sezione Risposta automatica e attiveremo la casella Risposta automatica abilitata e definiremo il testo e i giorni in cui verrà inviato. Una volta definito, fare clic su Salva modifiche.

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5. Come eliminare le email in un intervallo di date definito

Per eliminare le email prima di una data specifica, basta digitare la frase prima: 25/10/2017 nella casella di ricerca, ma possiamo definire lì la data desiderata. Lì possiamo fare clic sulla casella per vedere le varie opzioni di posta elettronica disponibili.

6. Come aggiungere etichette alle e-mail

Le etichette in Gmail ci aiutano a mantenere un ordine molto più diretto sulle email che abbiamo nella posta in arrivo.

Per fare ciò, seleziona semplicemente le e-mail desiderate e fai clic sull'icona dell'etichetta lì, definisci una delle etichette disponibili o creane una tua:

Operatori Gmail avanzatiSe una delle email che stiamo cercando non ha una parola chiave per facilitare la tua ricerca, i seguenti sono alcuni operatori di ricerca che possono essere di grande aiuto.

• Se vuoi escludere le tue chat dalla tua ricerca inseriamo

 -etichetta: chat

• Per cercare tag specifici digiteremo

 + etichetta: nome etichetta

• Per cercare le e-mail in un periodo di tempo specifico, inseriremo

 prima: aaaa / mm / gg e dopo: aaaa / mm / gg

• Per cercare gli allegati digiteremo

 nome file: (tipo di file)

• Se l'e-mail di cui hai bisogno è nel cestino o nello spam possiamo inserirla

 in: cestino (parola) o in: spam (parola)

Con questi suggerimenti possiamo organizzare meglio le nostre email in Gmail e ottenere un controllo molto più preciso su ogni email che abbiamo in ogni cartella Gmail.