Uno dei client di posta elettronica più utilizzati è Outlook 2016 grazie alle sue caratteristiche e funzionalità che lo rendono unico per l'intero processo di posta, riunioni, calendario, ecc.
Allo stesso modo in cui manteniamo un backup o un backup dei nostri file, è l'ideale che eseguiamo il backup delle e-mail più delicate e ciò si ottiene grazie all'archiviazione che in Outlook 2016 ci consente di creare questo backup in una nuova cartella chiamata Archivio.pst per accedervi successivamente.
Solvetic analizzerà le varie opzioni disponibili in Outlook 2016 per effettuare un'archiviazione sicura.
1. Archivia le email in Outlook 2016 utilizzando l'opzione Archiviazione automatica
Passo 1
Per utilizzare questo metodo andiamo alla scheda Archivio e lì selezioniamo la linea Opzioni:
Passo 2
Nella finestra visualizzata andiamo alla riga Avanzate e clicca sul pulsante Impostazioni di archiviazione automatica situato nella sezione Archiviazione automatica:
INGRANDIRE
Passaggio 3
Verrà visualizzata la seguente finestra dove per impostazione predefinita l'opzione "Esegui l'archiviazione automatica ogni" è inattivo, procediamo ad attivarlo e vedremo le molteplici opzioni:
Passaggio 4
Lì possiamo definire valori come:
- Periodo di tempo in cui verrà eseguita l'archiviazione.
- Visualizza un messaggio prima dell'esecuzione.
- Definire il percorso in cui verrà ospitato il file pst.
- Elimina gli elementi con un tempo definito.
Una volta configurate queste opzioni, fare clic su Accetta e in questo modo il file di posta è stato creato automaticamente.
Passaggio 5
I periodi definiti dall'opzione di archiviazione automatica in Outlook 2016 sono:
- Posta in arrivo, calendari, bozze, note: 6 mesi.
- Posta in uscita: 3 mesi.
- Posta inviata, posta eliminata: 2 mesi.
- Contatti: non vengono archiviati automaticamente.
2. Archivia le email in Outlook 2016 manualmente in Outlook 2016
Questa opzione è pratica quando vogliamo archiviare determinate e-mail o cartelle di Outlook 2016.
Passo 1
Per utilizzare questo processo andiamo alla scheda Archivio e mostriamo le opzioni di Strumenti dove selezioneremo l'opzione Pulisci i vecchi oggetti:
Passo 2
Verrà visualizzata la seguente finestra in cui dobbiamo selezionare le cartelle da archiviare:
Passaggio 3
Lì possiamo stabilire quali e-mail verranno archiviate prima di una data speciale, definire un nuovo percorso per l'e-mail e, se lo desideriamo, attivare la casella Includi elementi che hanno la casella di controllo "Non archiviare automaticamente" abilitata per forzare l'archiviazione. Fare clic su OK per applicare le modifiche. Possiamo vedere il file pst creato nel percorso indicato:
Passaggio 4
Al momento vogliamo aprire questo file pst per vedere il suo contenuto dobbiamo andare alla scheda Archivio e nella finestra visualizzata selezionare l'opzione Apri ed esporta:
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Passaggio 5
Lì selezioniamo l'opzione Apri il file di dati di Outlook e nella finestra visualizzata selezionare il file pst. Facciamo clic su Accetta e in questo modo verrà eseguito il backup delle email.
In questo modo possiamo archiviare le nostre email in Outlook 2016 e avere sempre la loro disponibilità.
