Non è un segreto per nessuno che il mondo di oggi, a livello IT, si muova sul cloud poiché ci consente di accedere a tutte le nostre informazioni da qualsiasi luogo, da qualsiasi dispositivo 24 ore al giorno con totale sicurezza e disponibilità delle informazioni.
Quello che facevamo qualche anno fa inviando allegati di posta elettronica o trasportando informazioni su dispositivi USB oggi è semplificato per inviare un semplice link, attraverso il quale viene concesso l'accesso a un'altra persona per accedere ai nostri contenuti nel cloud e avere determinati permessi sui file ivi archiviati .
Ecco perché oggi Solvetic analizzerà come possiamo condividere file utilizzando una delle piattaforme più popolari come Google Drive, che è collegata al nostro account Gmail. Google Drive ci offre la possibilità di archiviare gratuitamente fino a 15 GB nel nostro account e se desideriamo più spazio di archiviazione possiamo acquistare piani come:
- 100 GB per $ 25 all'anno
- 1 TB per USD 90 USD all'anno
Come abbiamo indicato per questa analisi, è sufficiente accedere a Google Drive con il nostro account Gmail. Quando decidiamo di condividere un file su Google Drive, abbiamo la possibilità di concedere tre livelli di autorizzazioni agli utenti:
Può modificareQuesta opzione consente all'utente di avere il potere di apportare modifiche al file condiviso sia in lettura che in scrittura, ad esempio aggiungere file, eliminarli, aggiungere informazioni, ecc.
Può commentareCon questa opzione, gli utenti potranno scaricare i file e lasciare commenti su di essi, ma non potranno apportarvi modifiche.
Posso vedereÈ il livello più limitato poiché l'utente, sebbene possa scaricare il file, avrà solo i permessi di lettura su di esso.
INGRANDIRE
1. Come condividere un file via e-mail
In Google Drive questa è la prima opzione disponibile per condividere un file e consente di inviare un invito per modificare o visualizzare il file tramite e-mail.
Passo 1
Per questo facciamo clic con il tasto destro sul file da condividere e dall'elenco visualizzato selezioniamo l'opzione Condividi:
Passo 2
Verrà visualizzata la seguente finestra in cui regoleremo i seguenti valori:
- Indirizzo email del destinatario
- Tipo di permesso assegnato
- Note aggiuntive se lo desideriamo
Passaggio 3
Come possiamo vedere possiamo aggiungere le quantità necessarie di email. Una volta definiti questi passaggi, fare clic su Invia e verrà visualizzato il seguente messaggio, fare clic su Sì per inviare la notifica.
Passaggio 4
Se clicchiamo nuovamente sull'opzione Condividi, possiamo vedere gli utenti con cui viene condiviso questo file:
Passaggio 5
L'utente riceverà un'e-mail simile a questa.
Basta cliccare su Apri per accedere al file.Per modificare il tipo di autorizzazione, cliccare sulla riga Avanzate nell'opzione Condividi.
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2. Come condividere un file tramite link
La seconda opzione che Google Drive ci offre è condividere i file di collegamento che verranno inviati al destinatario.
Passo 1
Per questo faremo clic con il pulsante destro del mouse sul file da condividere e selezioneremo l'opzione Crea collegamento da condividere:
NotaPossiamo fare questa stessa opzione usando la linea Condividi e nella finestra visualizzata fare clic su Ottieni collegamento per condividere situato in alto.
Passo 2
Una volta selezionata questa opzione, verrà visualizzata la seguente finestra con il rispettivo collegamento:
Passaggio 3
Lì selezioniamo e copiamo questo link da inviare al destinatario. Possiamo cliccare sulla riga Permessi che si trova in basso e accederemo alla seguente finestra:
Passaggio 4
Lì vedremo il collegamento completo e potremo definire se il destinatario può visualizzare, modificare o commentare il file. Possiamo anche fare clic sul pulsante Avanzate e avremo la possibilità di condividere il collegamento tramite Gmail. Google+, Facebook o Twitter.
Una volta che l'utente riceve il rispettivo collegamento, è sufficiente fare clic su di esso per accedere al contenuto del file condiviso.
3. Come condividere il file con utenti che non dispongono di un account Google Drive
Questa opzione ci consente di condividere facilmente i documenti senza la necessità di inviare collegamenti.
Per questo facciamo clic sulla riga Modifica dell'opzione Avanzate e verrà visualizzata la seguente finestra in cui attiveremo la casella Pubblica sul web. In questo modo qualsiasi utente potrà cercare questo file e accedervi senza dover disporre di un account Google Drive e verranno applicati i permessi che abbiamo indicato.
Fare clic sul pulsante Salva per applicare le modifiche.
4. Come visualizzare i file condivisi
È possibile che qualcuno abbia condiviso un file con noi per la modifica.
Se vogliamo vedere quali file sono stati condivisi, selezioneremo l'opzione Condivisi con me situata sul lato sinistro. Lì possiamo fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare l'opzione Anteprima per visualizzare in anteprima il contenuto del file:
Come possiamo vedere, Google Drive ci offre molteplici opzioni per condividere file con altre persone in modo semplice e sicuro.
