Le attuali piattaforme di messaggistica ci forniscono molteplici soluzioni per effettuare una corretta amministrazione non solo delle email ma di altri elementi come contatti, riunioni, calendario e altro.
Proprio in tema di incontri e calendari, è importante avere una soluzione che ci permetta di avvisare tutti i contatti di un determinato evento come la nostra assenza, un messaggio importante o un promemoria.
Per questo, la risposta automatica è stata sviluppata su queste piattaforme in modo che quando un utente ci invia un'e-mail riceva una notifica che indica che non siamo disponibili in un determinato periodo di tempo e oggi impareremo come creare questo tipo di risposta sia in Outlook come nell'app Mail integrata in Windows 10.
1. Crea una risposta automatica nell'app Windows 10 Mail
Passo 1
Per eseguire questo processo in Mail, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio situata nella parte inferiore dell'applicazione e seleziona la riga "Risposte automatiche" sul lato destro:
Passo 2
Quando si seleziona questa riga, verrà visualizzata la seguente finestra in cui configureremo quanto segue.
- Possiamo selezionare la casella "Invia risposta solo ai miei contatti" per evitare che venga inviata alle centinaia di email di autorisponditore che riceviamo frequentemente.
- Attiva l'opzione "Invia risposte automatiche"
- Inserisci il messaggio da visualizzare nel campo "All'interno della mia organizzazione"
Passo 2
Vediamo quanto segue, abbiamo due opzioni:
- All'interno della mia organizzazione: questa sezione invia la risposta automatica solo agli utenti all'interno del dominio.
- Al di fuori della mia organizzazione: questa opzione ci consente di inviare la risposta a tutti gli utenti.
2. Crea una risposta automatica in Outlook 2016
Questa opzione si applica alla versione di Outlook sul Web ma non all'applicazione integrata con la suite Office 2016 o precedente.
Passo 1
Per questo possiamo accedere al seguente link:
Passo 2
Una volta effettuato l'accesso, facciamo clic sull'icona a forma di ingranaggio situata accanto al nostro account e nelle opzioni visualizzate selezioniamo "Risposte automatiche":
Passaggio 3
Selezionando questa opzione possiamo configurare quanto segue:
- Attiva la casella "Invia risposte automatiche".
- Attiva la casella "Invia risposte solo in questo periodo" e definisci la data e l'intervallo di tempo in cui le risposte verranno inviate agli utenti.
- Inserisci il tuo messaggio
Passaggio 4
Possiamo notare che inoltre possiamo svolgere attività come bloccare il calendario in modo che non sia programmato in questo intervallo di tempo, rifiutare inviti, inviare una risposta solo a determinati contatti o a tutti in generale.
Una volta definiti questi punti, fare clic su OK per salvare le modifiche.
Ora quando riceviamo una nuova email il mittente riceverà la risposta automatica come configurato:
Abbiamo visto come sia possibile stabilire questo tipo di risposta al fine di fornire informazioni agli utenti nei momenti di nostra assenza.
