Come eseguire il backup in SharePoint Online

Il modo più semplice che possiamo implementare come utenti o amministratori per preservare l'integrità e la disponibilità delle informazioni, in particolare dei dati rilevanti o critici, è eseguire backup frequentemente poiché un errore software o hardware può verificarsi in qualsiasi momento che interessa questo tipo di informazioni. Se questo è potenzialmente sensibile, può avere un impatto negativo sull'intera esecuzione aziendale.

SharePoint Online e OneDrive for business sono due delle applicazioni più versatili sviluppate da Microsoft che ospitano dati essenziali per l'esecuzione ottimale delle attività, mentre OneDrive funge da piattaforma cloud, SharePoint Online ci offre una gamma di elementi come modelli, flussi, dati , schemi e altro, che agiscono automaticamente per generare risultati in base alla configurazione creata. Quindi, se un errore ha un impatto negativo sul funzionamento di questi, le copie di backup sono fondamentali per evitare di influenzare i normali processi poiché ci saranno versioni più recenti dei dati di backup.

Solvetic spiegherà come possiamo creare una copia di backup di SharePoint Online e quindi essere sicuri che le informazioni siano protette e disponibili.

Qualcosa da tenere a mente è che sia Office 365 che SharePoint integrano un'opzione di backup nativa come fanno molte applicazioni, ma in SharePoint abbiamo l'opzione di una politica di conservazione che ci consente di conservare o eliminare automaticamente determinati elementi a seconda dei casi.

Questo criterio può essere applicato globalmente a tutto il contenuto di SharePoint o solo a siti selezionati. Quando implementiamo questa politica, verrà creata una libreria di conservazione della conservazione, in cui il contenuto eliminato verrà ospitato per un periodo di tempo specifico in modo che sia disponibile se è necessario accedervi.

Opzioni di sicurezzaCi sono alcune opzioni di sicurezza che dobbiamo prendere in considerazione quando si utilizza questo metodo:

• Tutte le copie verranno archiviate nella stessa posizione fisica.

• Dipendono dai servizi Microsoft.

• Questi saranno visibili solo agli amministratori della raccolta siti di SharePoint.

• Dobbiamo avere un abbonamento attivo a SharePoint Online.

L'architettura di backup e i processi di ripristino integrati in SharePoint collegano backup e ripristino da server farm, backup e ripristino da un database del contenuto non collegato.

Vantaggi del backupA livello aziendale esistono vari ambienti in cui il backup è più che essenziale per i processi di continuità, alcuni di questi sono:

• Recupero di contenuti eliminati accidentalmente che non sono protetti dal cestino o dal controllo della versione.

• Ripristino da un guasto hardware o software imprevisto.

• Spostamento di dati tra strutture o di un aggiornamento hardware o software.

Ora esamineremo alcuni metodi per creare un backup di SharePoint Online. Ricorda che SharePoint Online è stato creato allo scopo di archiviare, organizzare e condividere informazioni utilizzando tutti i tipi di dispositivi utilizzando un browser Web come Safari, Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome o Firefox in modo completo.

Ora ci sono infinite funzionalità e vantaggi nell'utilizzo di SharePoint Online, rendendo il backup un must.

Caratteristiche e vantaggi

• Possiamo generare informazioni e connettere gli utenti attraverso intranet e portali da cui sarà possibile condividere risorse e applicazioni.

• Sarà possibile utilizzare la condivisione dei dati e la collaborazione con più utenti.

• Ha un'intelligenza integrata per risultati più specifici.

• Abbiamo fino a 25 TB di spazio di archiviazione file per raccolta siti o gruppo.

• Sarà possibile organizzare e gestire i contenuti attraverso librerie ed elenchi con metadati, record management e policy di conservazione.

• Ti consente di condividere file e contenuti in modo sicuro con persone all'interno e all'esterno dell'organizzazione.

• Abbiamo accesso a intranet, siti del team e contenuto tramite l'app per dispositivi mobili di SharePoint per Android, iOS e le app per dispositivi mobili di OneDrive per Android, iOS e Windows.

• Automatizza i processi aziendali utilizzando avvisi e flussi di lavoro.

Ricorda che oltre alla versione online, c'è la possibilità di scaricare SharePoint sul tuo cellulare in modo da poterne godere di tutti i vantaggi direttamente dal tuo Smartphone. Nel seguente video puoi vedere come scaricare l'App e iniziare ad utilizzarla.

1. Come creare backup utilizzando applicazioni di terze parti SharePoint

Questa è una delle opzioni più utilizzate per creare backup di SharePoint Online, questo perché non sarà possibile eseguire il processo in modo nativo.

In rete troviamo molteplici applicazioni, tutte con periodi di prova che vanno dai 15 ai 30 giorni, ma sono in grado di creare backup completi o incrementali sia di caselle di posta che di cartelle pubbliche di Office 365 oltre che di SharePoint Online e OneDrive per Siti aziendali.

caratteristicheNella maggior parte di queste applicazioni troviamo funzionalità come:

• Backup delle caselle di posta di Office 365.

• Backup di SharePoint Online e OneDrive for Business.

• Backup delle cartelle pubbliche di Office 365.

• Backup dei dati delle apparecchiature.

• Migrazione dei dati da SharePoint Online e OneDrive for Business.

• Backup incrementale.

• Sicurezza dei dati delle cassette postali e delle cartelle pubbliche.

• Backup cloud e storage VM (macchine virtuali)

• Backup su richiesta o pianifica backup automatici

• Gestione centralizzata.

• Recupero granulare e molte altre funzionalità.

Sta a noi selezionare quello che meglio si adatta alle attuali esigenze di recupero.

2. Crea backup online di SharePoint utilizzando Microsoft Contact Center

Questo è un metodo attraverso il quale possiamo contattare il supporto Microsoft per darci la possibilità di ripristinare la raccolta siti in cui sono ospitate le librerie interessate, dobbiamo tenere presente che Microsoft esegue una copia di backup (non frequente) dei siti SharePoint e quando chiedi loro questa copia per ripristinare le informazioni, è molto probabile che manchino dei dati poiché, a differenza di noi, possono fare questa copia ogni mese o ogni 15 giorni.

Se vogliamo contattare il supporto Microsoft possiamo farlo dal seguente link:

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Lì facciamo clic sul pulsante Guida e quindi sull'opzione Ottieni supporto tecnico.

Aspetti da considerareAlcuni aspetti da tenere a mente con questo metodo per contattare Microsoft:

• Microsoft supporta le immagini ogni 12 ore e ciascuna di queste immagini sarà disponibile per 14 giorni.

• È possibile solo il restauro completo della collezione dei Siti.

• Il ripristino utilizza lo stesso URL, ovvero l'immagine della raccolta siti che verrà attivata, che indica che tutti i dati attualmente ospitati nell'URL andranno persi.

• Saremo in grado di ripristinare solo l'intero sito della raccolta siti.

3. Come migrare manualmente gli elementi di SharePoint

Il completamento di questo metodo può richiedere tempo e pertanto può diventare monotono poiché comporta la migrazione manuale di siti e raccolte di SharePoint Online. Questa tecnica è nota come Offboarding, ovvero è la possibilità di spostare i dati di Office 365 in percorsi di file condivisi o in un computer locale.

Come archiviare il contenuto della raccolta documenti di SharePoint OnlineLe raccolte documenti di SharePoint Online in genere contengono vari tipi di file e SharePoint conserva le informazioni su ogni file archiviato da SharePoint, ma molte di queste informazioni non vengono conservate quando i file vengono scaricati, le informazioni che non sono incluse quando viene scaricato un file sono:

• Informazioni sul flusso di lavoro

• Informazioni sulla versione

• Modelli

• Permessi di accesso ai file

• Proprietà del documento

Passo 1
Per utilizzare questo metodo andiamo su SharePoint Online e lì accediamo alla libreria in cui si trovano le informazioni da copiare:

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Passo 2
Facciamo clic sull'opzione Visualizza e condividi file e nella finestra successiva selezioniamo i file da spostare o copiare e facciamo clic sul pulsante Copia in che si trova in alto:

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Passaggio 3
Verrà visualizzato quanto segue. Lì possiamo fare clic sulla riga Altri siti e quindi selezionare una cartella sul computer locale.

4. Come archiviare gli elenchi di SharePoint Online

Per archiviare il contenuto della/e raccolta/e documenti di SharePoint Online, sarà necessario stabilire una connessione ai siti SharePoint Online della nostra azienda e l'utente che archivia il contenuto dell'elenco SharePoint deve avere Excel installato dalla versione 2010 in poi avanti.

Elenchi di SharePointI seguenti tipi di elenchi di SharePoint Online possono essere collegati a Outlook:

• Calendario

• Contatti (modifica)

• Compiti a casa

• Librerie di documenti

• Discussione

Passo 1
Per ottenere questo metodo, accediamo agli elenchi di SharePoint e in alto vedremo il pulsante Esporta in Excel:

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Passo 2
Cliccando lì dobbiamo definire il percorso e il nome da assegnare al file Excel. Verrà creato un backup manuale degli elenchi di SharePoint Online.

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5. Come ripristinare raccolte siti, siti secondari e raccolte dal Cestino di SharePoint

È normale che per qualche motivo abbiamo eliminato oggetti come siti, elenchi, ecc., questi rimarranno nel cestino per un periodo di 30 giorni dalla data in cui sono stati eliminati, in modo che al termine del contratto di servizio (SLA) di 30 giorni, i dati nel Cestino verranno eliminati senza opzioni di ripristino manuale.

Per ripristinare un oggetto di SharePoint tramite questo metodo, andremo nella sezione Cestino e lì selezioniamo i file da recuperare e facciamo clic sull'opzione Ripristina:

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NotaPer i singoli elementi il ​​tempo massimo di ripristino sarà di 90 giorni e abbiamo altri 14 giorni dopo l'eliminazione del Cestino per poter inviare un ticket di servizio a Microsoft per ripristinare i dati eliminati, ma questi dati devono provenire da uno dei backup Microsoft esegue due volte al giorno su SharePoint.

Pertanto, le opzioni generali per creare un backup o ripristinare gli elementi di SharePoint sono varie, quindi dobbiamo analizzare quali file o attributi devono essere sottoposti a backup per prendere le misure necessarie.