Microsoft ha sviluppato la suite Office con varie applicazioni focalizzate sul lavoro quotidiano di ogni utente e quindi ognuna ha un design speciale, quindi, per gli utenti che gestiscono grandi quantità di dati, Excel è la soluzione ideale, per chi deve eseguire presentazioni PowerPoint è il tuo alleato proprio come Word per tutti gli argomenti dei file.
Una delle applicazioni che fa parte della suite Office ma che non è installata di default è SharePoint, che possiamo ottenere tramite vari piani di pagamento.
Cos'è SharePoint?SharePoint è stato progettato con un approccio aziendale per la creazione di siti Web, implementando SharePoint, sarà possibile utilizzarlo come luogo sicuro e centrale dove archiviare, organizzare o condividere informazioni utilizzando diversi dispositivi per accedere alle informazioni tramite un browser web come Microsoft Edge, Chrome o Firefox.
Attività in SharePointAlcune delle attività che possiamo svolgere in SharePoint sono:
- Carica file nella raccolta documenti di SharePoint per accedervi da qualsiasi luogo o su qualsiasi dispositivo.
- Lavora con altri utenti sullo stesso documento e contemporaneamente in tempo reale.
- Aprire un documento in una raccolta documenti.
- Condividi documenti con più utenti.
- Creare un sito del team.
- Condividi diversi siti.
- Aggiunta di un elenco o raccolta al sito del team e molte altre azioni.
- Una delle attività più frequenti in SharePoint è la creazione di flussi di lavoro.
Qui spieghiamo i passaggi per creare flussi di lavoro all'interno di SharePoint2021-2022 online. Ti lasciamo anche questo tutorial video come complemento per poter creare un team o una pagina di comunicazione in SharePoint Online.
1. Che cos'è un flusso di lavoro in SharePoint Online
I flussi di lavoro di SharePoint sono stati creati per dare agli utenti la possibilità di collaborare su documenti e da lì gestire attività di progetto, il che facilita l'implementazione di processi specifici in documenti, file o elementi di un sito SharePoint. In questo modo il flusso di lavoro agisce come un insieme di attività automatizzate sia di documenti che di elementi utilizzando una sequenza di azioni o attività correlate a un processo aziendale.
Questo a sua volta è associato a una logica di business che forma un insieme di istruzioni in cui vengono date indicazioni e vengono controllate tutte le azioni che possono influenzare il documento o l'elemento integrato nel flusso di lavoro. Un flusso di lavoro ci offre soluzioni come:
- Riduzione dei costi.
- Miglioramenti nel tempo per coordinare i processi aziendali.
- Visualizza, modifica o riassegna un'attività del flusso di lavoro a uno o più utenti.
Usi per SharePointUn sito di SharePoint è costituito da vari flussi di lavoro progettati per agire in più scenari aziendali comuni:
- Raccogli feedback: con questo flusso, reindirizzi un documento o un elemento a un gruppo di persone per trovarle e inviare i loro commenti.
- Approvazione: utilizzando questo flusso, il documento o l'elemento viene reso disponibile a un gruppo di persone per l'approvazione.
- Raccogli firme: questo flusso indirizza un documento di Microsoft Office a un gruppo di persone per raccogliere le proprie firme digitali.
- Tre stati: è un flusso di lavoro speciale poiché può essere implementato per processi amministrativi in cui è necessario seguire uno o più volumi di problemi o elementi, ad esempio incidenti di assistenza tecnica, campagne di vendita, ecc.
- Approvazione della pubblicazione: è un flusso identico a quello dell'approvazione, poiché automatizza l'invio di contenuti a utenti esperti per la revisione e l'approvazione.
Opzioni di SharePointLa disponibilità di un flusso è associata alla posizione del sito e, a seconda di dove viene aggiunto, alcune opzioni sono:
- Se un flusso viene aggiunto a un tipo di contenuto dell'elenco, questo flusso verrà abilitato solo per gli elementi dello stesso tipo di contenuto nell'elenco o nella raccolta associati.
- Se un flusso viene aggiunto direttamente a un elenco o a una raccolta, sarà disponibile solo per gli elementi di tale elenco o raccolta in SharePoint
- Se aggiungiamo un flusso a un tipo di contenuto del sito, sarà disponibile solo per tutti gli elementi di quel tipo di contenuto negli elenchi e nelle raccolte in cui è stata aggiunta un'istanza con quel contenuto.
- Nel caso in cui desideriamo che un flusso di lavoro sia disponibile in tutti gli elenchi o raccolte di un sito, dobbiamo creare un flusso del sito.
Come creare un flusso di lavoro in SharePointOra vedremo come creare un flusso di lavoro in SharePoint.
Quando crei un flusso di lavoro in SharePoint, Microsoft Flow è integrato per configurare flussi di lavoro per elenchi e raccolte sia sulla piattaforma SharePoint Online che su OneDrive for Business.
Microsoft Flow è stato sviluppato per automatizzare le attività tra SharePoint e altri Office 365, nonché servizi di terze parti per ricevere notifiche, sincronizzare file, raccogliere dati e altre attività. Il piano SharePoint può essere acquistato al seguente link. Lì selezioniamo l'opzione che meglio si adatta alle nostre esigenze.
2. Crea flusso di lavoro in SharePoint Online
Passo 1
Per avviare questo processo, andremo al seguente collegamento e inseriremo le credenziali che sono state create al momento dell'acquisto del piano SharePoint Online:
Passo 2
Vedremo quanto segue:
Passaggio 3
Lì selezioniamo "SharePoint" e verremo reindirizzati alla seguente finestra:
Passaggio 4
Lì sarà necessario creare un sito per poter applicare il flusso di lavoro, per questo facciamo clic sul pulsante "Crea un sito" e vedremo quanto segue:
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Passaggio 5
Lì definiamo il tipo di sito da creare, in questo caso selezioniamo "Sito di gruppo" e nella finestra successiva ne definiamo il nome e le impostazioni di privacy:
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Passaggio 6
Clicca su Avanti e sarà possibile aggiungere altri proprietari, clicca su Fine per creare il sito:
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Passaggio 7
Successivamente, creeremo un nuovo elenco, per questo facciamo clic sul pulsante Nuovo e lì selezioniamo Elenco:
Passaggio 8
Nella finestra successiva assegniamo un nome e una descrizione alla lista:
Passaggio 9
Clicca su Crea per completare la creazione della nostra lista e verremo reindirizzati a questa finestra dove vedremo le opzioni della lista creata:
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Passaggio 10
Lì, nella parte superiore dell'elenco o della libreria che abbiamo creato, dobbiamo fare clic sull'opzione "Flusso" e quindi fare clic sull'opzione "Crea un flusso":
Passaggio 11
Cliccando lì, verrà visualizzata la seguente barra laterale con vari modelli da utilizzare nel flusso da creare. Possiamo fare clic sulla riga "Vedi flussi" per accedere a più opzioni.
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NotaPossiamo selezionare i modelli di flusso di azioni personalizzati situati nella parte inferiore dell'elenco per creare un flusso da zero e in base alle nostre esigenze.
Passaggio 12
In questo caso, selezioniamo il modello "Invia un'e-mail" e verremo reindirizzati alla seguente finestra dove vedremo la procedura guidata di Microsoft Flow:
Passaggio 13
Lì facciamo clic sul pulsante "Introduzione" per accettare i termini della licenza e accedere a Microsoft Flow.
NotaI servizi di Office 365 come SharePoint e Outlook si occupano automaticamente della creazione delle connessioni.
Passaggio 14
Vedremo quanto segue:
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Passaggio 15
In base al flusso selezionato, verranno visualizzate le opzioni, fare clic sul pulsante "Crea flusso" per avviare il processo di configurazione. Un'altra alternativa che abbiamo è quella di andare nella sezione "Modelli" e da lì accedere a tutte le opzioni disponibili:
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Passaggio 16
Lì possiamo fare clic sul modello desiderato per il flusso in SharePoint Online:
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Passaggio 17
Una volta creato il flusso di lavoro, possiamo andare alla sezione "I miei flussi" per vederne i dettagli:
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Passaggio 18
In alcuni modelli sarà necessario applicare su di essi qualche tipo di azione, ad esempio abbiamo selezionato il modello "Inviami la mia posizione per posta". Una volta avviato il processo di creazione del flusso, il primo passo da compiere è noto come trigger, che determinerà il modo in cui il flusso deve essere avviato:
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Passo 19
In questo caso inseriamo una mail nel campo "Invia mail" e poi clicchiamo su "Nuovo passaggio" e possiamo definire l'azione da svolgere. Ricorda che il flusso di lavoro eseguirà automaticamente queste azioni secondo i criteri che indichiamo.
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Passaggio 20
Un punto favorevole di SharePoint è che sarà possibile verificare l'integrità del flusso, per questo clicchiamo sull'opzione "Flow checker" e saremo in grado di visualizzare sia gli errori che gli avvisi:
Passo 21
Ora, per verificare che il flusso funzioni correttamente, facciamo clic sul pulsante "Esegui" e verrà visualizzato quanto segue:
Passo 22
Lì vediamo il tipo di modello selezionato, così come l'azione da eseguire, facciamo clic su "Continua" e vedremo alcune opzioni aggiuntive:
Passo 23
Fare clic su "Esegui flusso" per eseguire i test e il risultato sarà il seguente:
Passaggio 24
Se lo desideriamo, possiamo cliccare sulla riga "Vedi attività di esecuzione del flusso" per accedere alla cronologia del flusso selezionato:
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Passo 25
Ora, questo modello è responsabile dell'invio della nostra posizione all'indirizzo e-mail, quindi, nell'indirizzo che indichiamo vedremo quanto segue:
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3. Opzioni del flusso di lavoro in SharePoint Online
Passo 1
Quando selezioniamo un flusso creato, possiamo fare clic sull'icona "Altro" e lì eseguire azioni come:
- Esegui il flusso selezionato
- Condividilo con altri utenti
- Crea una copia
- Esportalo
- Memorizzalo come modello
- Analizzalo
- Rimuoverlo
Passo 2
Come possiamo vedere, ogni opzione è completa e pratica. Qualcosa da tenere a mente è essenziale per stare al passo con le notifiche, è la possibilità di utilizzare il nostro dispositivo mobile per ricevere notifiche o modificare alcuni parametri, per questo possiamo scaricare l'applicazione Microsoft Flow nei seguenti link. Una volta scaricato e installato, dobbiamo configurare l'account associato a SharePoint per ricevere le notifiche.
Con il flusso di lavoro di SharePoint integrato con Microsoft Flow, abbiamo numerose opzioni per l'amministrazione e il controllo sugli aspetti rilevanti della collaborazione di gruppo e su ogni sito o libreria che viene creata.
