Quando usiamo Gmail, molte volte non ci rendiamo conto della quantità di possibilità che abbiamo all'interno dell'applicazione. Esistono una serie di "trucchi" che ci permettono, ad esempio, di rendere le ricerche molto più semplici di quanto sembri. Abbiamo anche la possibilità di aggiungere una serie di applicazioni o extra nel nostro account che consentiranno di aumentare le sue possibilità di utilizzo, nonché la produttività grazie all'incorporazione di filtri.
Le possibilità con Gmail sono davvero degli alias, offrendoci anche la possibilità di gestire il nostro account da Inbox in modo che tutto sia molto più semplificato grazie alla sua piacevole interfaccia utente. Ricorda che anche nel caso ne avessimo bisogno, possiamo fare un backup con tutte le nostre informazioni. In questo modo avremo tutti i nostri dati memorizzati in un file ZIP, per poterli successivamente trasferire su un altro account o salvarli in un'unità.
Backup Gmail
Ma per utilizzare Gmail non dobbiamo concentrarci solo su componenti aggiuntivi esterni, dal momento che per impostazione predefinita molte volte possiamo eseguire diverse attività molto utili che forse ci sono ancora un po' sconosciuti. In questa guida di base che scopriremo di seguito te li mostreremo tutti. La prima cosa che faremo è dividerlo in tre parti e in ogni parte possiamo trovare una serie di tutorial per diverse azioni.
1. Gestisci la tua posta
Pianifica le email
Una delle opzioni di gestione che Gmail ci presenta è la possibilità di pianificare le email. Questa funzione è molto utile, poiché è possibile che abbiamo bisogno di inviare un'e-mail in un determinato momento, ma ciò è impossibile per te. Per non sentirci sopraffatti da questa causa, possiamo programmarlo in modo tale che si adatti alle nostre esigenze e indicazioni che abbiamo lasciato programmato.
Invia file di grandi dimensioni
È possibile che in qualche occasione abbiamo deciso di inviare un file troppo pesante per posta, ma non ci siamo riusciti e alla fine abbiamo deciso di utilizzare terze parti per questo processo. Dobbiamo sapere che con Gmail abbiamo la possibilità di inviare questo tipo di email (più di 30 MB) tramite l'integrazione di Drive, che Gmail ci offre per impostazione predefinita
Annulla invio
Può verificarsi la situazione che a causa di un errore o di una distrazione abbiamo inviato per errore un'e-mail alla persona sbagliata. O che forse durante la sua revisione ci siamo resi conto che le informazioni che contiene contengono errori o che ci sono alcune informazioni rilevanti che non abbiamo incluso. In tal caso, Gmail può salvarci poiché abbiamo la possibilità di annullare la spedizione con pochi semplici passaggi.
Scopri se la tua email è stata letta
Nella sezione precedente, abbiamo visto come annullare l'invio di un'e-mail. Ora vogliamo parlare del caso "opportuno", ovvero, una volta effettuata la spedizione, controlliamo se la nostra mail è stata letta e quando. Questo può aiutarci nel caso in cui abbiamo urgente bisogno di sapere se il destinatario è a conoscenza delle informazioni che abbiamo inviato.
Salva le email automaticamente
È possibile che abbiamo un account di posta elettronica che sembra così importante per ciò che riceviamo al suo interno, che sentiamo il bisogno di dover archiviare le tue e-mail in un altro posto oltre all'account stesso. Gmail ha la possibilità di poter salvare le tue email in modo automatico nel tuo account Google Drive, se lo configuriamo per questo.
2. Personalizza la tua email
Personalizza la tua casella di posta
Sebbene Google abbia lavorato per rendere l'interfaccia utente molto comoda con cui lavorare e la nostra esperienza sia piacevole in questo senso, c'è la possibilità che tu voglia modificarla e adattarla a tuo piacimento. Poiché Google ha pensato che questa interfaccia potrebbe non essere ugualmente interessante per tutti gli utenti, ha consentito la possibilità di modificarla e adattarla alle nostre preferenze.
Crea temi Gmail
Se quello che vogliamo ora è personalizzare il "tema" che rappresenterà la parte visiva del nostro account di posta elettronica, non c'è motivo di preoccuparsi, perché anche noi possiamo farlo. Forse questa funzionalità non è la più famosa, ma può dare un tocco più personale e accattivante al nostro account.
Crea risposta standard
Se usiamo la posta soprattutto per questioni lavorative, c'è la possibilità che in determinate occasioni abbiamo la necessità di rispondere allo stesso modo o con la stessa risposta a determinate email che riceviamo durante la giornata. Se è così, è probabile che sprecheremo parte del nostro tempo prezioso riscrivendo la stessa cosa più e più volte. Per questo, Gmail ha creato l'opzione di avere una risposta standard nella nostra posta, che possiamo includere senza doverla riscrivere.
Crea un autoresponder
Proprio come abbiamo imparato a creare una risposta standard per evitare di perdere tempo, Gmail ci offre un'altra opzione come la risposta automatica. Quando possiamo usarlo? Ci metteremo nella situazione di essere in vacanza, o di stare via per un certo periodo, ma non vogliamo che i nostri contatti vengano totalmente "trascurati". In tal caso, possiamo attivare questa opzione, che si basa sulla scrittura di un messaggio prestabilito, in cui possiamo spiegare il motivo della nostra assenza, o quello che vogliamo, e che verrà inviato automaticamente sotto forma di risposta a tutti i mittenti che, durante il periodo stabilito, ci inviano email.
Crea firma
Attualmente utilizziamo la posta in modo molto professionale in un gran numero di occasioni. Se le email che inviamo non sono formali, non succede nulla, ma se hanno questa natura più professionale, è interessante includere la nostra firma personale alla fine di tutte. Per non doverlo fare ripetutamente in ognuna di esse, possiamo configurarlo in modo che venga incluso direttamente alla fine di ogni email.
Crea filtri
Se siamo stati con la stessa email per molti anni o l'abbiamo usata molte volte sul web, potremmo ricevere quotidianamente messaggi che non sono affatto di nostro interesse. O forse vogliamo contrassegnare i messaggi di una persona o di determinate persone come messaggi importanti e farti chiamare a vista quando apri il tuo account. Bene, per tutto questo, Gmail ha la possibilità di creare filtri adattati alle nostre esigenze, che ci permetteranno di classificare tutti questi messaggi.
Blocca contatti specifici
È possibile che non abbiamo la necessità di creare un filtro per un mittente specifico, poiché ciò che vogliamo è bloccare direttamente quel contatto. Se questa è l'opzione che stavamo cercando, possiamo farlo anche con una semplice configurazione all'interno del nostro account. Una volta configurato, i messaggi dei mittenti bloccati entreranno a far parte della nostra barra dello spam.
3. Ottieni il massimo dal tuo account di posta elettronica
Configura l'account Gmail in Outlook
Quando abbiamo un account Gmail, potremmo essere interessati all'idea di configurarlo in Outlook e in questo modo avere quelle opzioni e strumenti che l'uso dell'account online non ci consente. Se siamo a questo punto, possiamo configurare il nostro account per farlo.
Trasferisci i dati dal tuo account Hotmail a Gmail
Gli account Hotmail hanno avuto molto successo alcuni anni fa. Forse abbiamo ancora un account con questo dominio, ma pensiamo che sarebbe meglio avere tutte le informazioni che conserviamo nel nostro account Gmail. In questo modo avremmo tutte le informazioni in un unico posto, e per noi sarà più facile accedervi. Esiste quindi un modo per esportare tutte le informazioni da un account all'altro.
Assegna una persona di fiducia al nostro account
Come abbiamo detto, nella nostra posta possiamo memorizzare molte informazioni, sia personali che private. Non sappiamo mai cosa può succedere e quali circostanze possono verificarsi ed è per questo che prevenire che curare non fa male. Se pensiamo che sia conveniente per una persona di fiducia avere accesso al nostro account nel caso ne avessimo bisogno, dobbiamo configurarlo, in modo da non doverci pentire di non averlo fatto.
Come utilizzare email diverse con lo stesso account
Potremmo aver bisogno di email diverse per vari motivi, ma vogliamo che tutte siano gestite dallo stesso account Gmail. Poiché Google pensa sempre ai suoi utenti, ha pensato anche a questa opzione e ne ha dato la possibilità. In questo modo possiamo avere più indirizzi, senza bisogno di aprirli e rivederli separatamente.
Ora che sai qualcosa in più su Gmail, sei stato in grado di vedere il numero di funzioni che ha e che se le conosciamo, faciliterà il suo utilizzo in molte occasioni, oltre a farci risparmiare tempo in varie occasioni. Se ne sai di più, faccelo sapere con un commento!
