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Tuttavia, dobbiamo stare attenti quando implementiamo questi tipi di strumenti all'interno della nostra organizzazione poiché un passo falso o azioni errate possono generare una sensazione di sfiducia nei nostri dipendenti e alla fine finire per ricevere tutto ciò che stavamo evitando.Diamo un'occhiata ad alcune delle domande chiave che dobbiamo porci quando stiamo per implementare un sistema di monitoraggio dei dipendenti.
Questa è la prima domanda ed è la più importante di tutte, dobbiamo sapere esattamente cosa vogliamo quando implementiamo questo tipo di misure all'interno della nostra azienda, poiché potrebbe essere necessario prevenire la perdita di informazioni o scoprire minacce interne.
Forse abbiamo già avuto una violazione della sicurezza e la direzione ci ha messo sotto pressione per intraprendere qualche azione, qualunque sia il caso, dobbiamo sapere molto bene quali risultati dobbiamo produrre prima di impegnarci in un'implementazione di questo tipo di sistema.
Anche quest'altra domanda è molto importante, dobbiamo tenere a mente che monitorare i dipendenti e le loro comunicazioni può essere Penalizzato dalla legge in molte parti come un'invasione della privacy, ecco perché dobbiamo capire se la nostra politica di utilizzo consente al dipendente di sapere che potrebbe subire il controllo delle sue comunicazioni all'interno dell'ambiente di lavoro.
Ma non è solo il aspetto legale, una politica di utilizzo ci dà anche l'opportunità di agire se il dipendente la lascia, ad esempio se la nostra politica di utilizzo vieta l'invio tramite e-mail a indirizzi esterni di materiale aziendale e rileviamo una perdita in questo modo, e abbiamo un motivo per monitorare i media. L'importante è far rispettare la politica e non lasciarla come qualcosa che non viene utilizzata o letta.
Dobbiamo conoscere e informare il dipendente del limite di monitoraggio, non vogliamo che diventi un elemento che faccia cercare con tutti i mezzi al dipendente di bloccare il nostro sistema di monitoraggio.
Né possiamo tenerlo segreto, ogni membro del nostro personale deve sapere che sono sotto il controllo della società in modo che sappiano che non possono divulgare informazioni che non vogliono che vengano lette da terzi.
Dobbiamo sviluppare un tabella delle penalità in base al tipo di violazione delle nostre politiche, ma soprattutto questo deve essere reso pubblico, in modo che i dipendenti non siano colti di sorpresa quando c'è un licenziamento o una causa nel caso in cui qualcuno venga riconosciuto colpevole della violazione della sicurezza.
L'importante in questo caso è mantenere una proporzionalità delle sanzioni, non possiamo dare a chi fa trapelare informazioni la stessa severità di chi ha commesso una lieve violazione delle policy.
Come vediamo se possiamo rispondere a queste domande, possiamo implementare un sistema che non solo migliora la nostra sicurezza interna, ma dà anche ai dipendenti la sicurezza che non stiamo invadendo la loro privacy.
