La posta elettronica è diventata parte della nostra quotidianità, e questo è il motivo per cui sempre più utenti utilizzano questo strumento per diverse funzioni. Grazie alle e-mail possiamo scambiare diverse informazioni con i nostri contatti. Abbiamo anche la possibilità con Gmail di salvare le nostre email in Drive, e quindi avere accesso a questi dati anche dal cloud. Le informazioni che memorizziamo in questi tipi di luoghi devono essere molto sicure, quindi essere chiari su come è possibile reimpostare la password in Gmail è un aspetto fondamentale.
Gmail non è più solo uno strumento di posta elettronica di base, ma le sue funzioni sono andate molto oltre. Grazie al nostro account nell'applicazione potremo ad esempio cercare il nostro dispositivo Android smarrito o avere più indirizzi email con lo stesso account.
Oltre a questi e molti altri strumenti, le funzioni di posta sono perfettamente soddisfatte, offrendo agli utenti facilità d'uso. In ambito aziendale è molto utilizzato per poter contattare clienti, colleghi, ecc. Il problema si presenta quando per qualche motivo saremo assenti per un determinato periodo di tempo, ma non vogliamo che le nostre e-mail siano totalmente incustodite. Poiché qualcun altro risponde loro non è un'opzione, dobbiamo trovare un'altra soluzione.
Quando si gestisce un account di posta elettronica, è naturale che a un certo punto sia necessario creare un qualche tipo di risposta automatica che indichi ai mittenti che saremo assenti o che possono essere forniti determinati tipi di dati, questo è molto utile poiché se il mittente non sa che siamo assenti, sia per malattia, vacanza, allenamento, ecc. Il problema è che continueranno a inviarci e-mail e alcune di queste potrebbero essere di natura urgente in cui è richiesta una nostra risposta in modo che in questo tipo di situazioni le risposte automatiche diventino il miglior alleato.
Solvetic spiegherà in modo pratico come creare una risposta automatica in Gmail.
1. Come configurare la risposta automatica di Gmail per il computer
Passo 1
Per avviare il processo di configurazione della risposta automatica in Gmail, accediamo al nostro account dal seguente link:
Passo 2
Una volta effettuato l'accesso, fai clic sull'icona di configurazione che ha una forma a ingranaggio appena sotto il nostro account:
Passaggio 3
Facendo clic su questa icona, selezioniamo la riga Configurazione e nella finestra visualizzata, andremo alla scheda Configurazione avanzata e lì troveremo la sezione Risposte standard (modelli) e vedremo che è disabilitata per impostazione predefinita:
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Passaggio 4
Lì procediamo con l'attivazione della casella Abilita in modo che questa funzionalità sia abilitata in Gmail. Fare clic sul pulsante Salva modifiche per applicare questa configurazione.
2. Come utilizzare le risposte standard in Gmail
Passo 1
Ora, quando scriviamo un nuovo messaggio di posta elettronica, facciamo clic sull'icona con tre punti verticali situata in basso a destra e lì troviamo l'opzione Risposte archiviate:
Passo 2
Per creare una nuova risposta, fare clic sulla riga Nuova risposta memorizzata e nella finestra pop-up inseriremo il testo desiderato. Fare clic su OK per salvare le modifiche.
Passaggio 3
In questo modo, quando accediamo nuovamente all'opzione di risposta memorizzata, vedremo le risposte che abbiamo creato:
Troviamo tre sezioni che sono ombreggiate, queste sono:
InserireAggiungi la risposta selezionata
MantenereConsente di modificare e applicare le modifiche alla risposta selezionata
RimuovereElimina la risposta selezionata
Passaggio 4
Se clicchiamo sulla risposta standard nel campo Elimina, verrà visualizzato il seguente messaggio. Clicchiamo su Accetta e la risposta standard sarà stata eliminata.
3. Come abilitare le risposte standard nelle risposte automatiche di Gmail
Passo 1
Questo tipo di risposte standard può essere convertito in una risposta automatica Gmail per semplificare determinate azioni nella posta, in tal caso, torniamo a Impostazioni e questa volta andiamo alla sezione Filtri e indirizzi bloccati e lì clicchiamo su la riga Crea un nuovo filtro situata in basso:
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Passo 2
Nella finestra visualizzata aggiungeremo i criteri per la risposta automatica dove è possibile definire mittenti, soggetti, parole chiave, ecc:
Passaggio 3
Una volta definito questo facciamo clic sulla riga Crea filtro e nella finestra visualizzata attiviamo la casella Invia risposta memorizzata e a lato selezioniamo la risposta desiderata:
Passaggio 4
Fare clic sul pulsante Crea filtro e vedremo che il filtro verrà creato correttamente. Pertanto, ogni volta che verrà ricevuta una mail con i criteri indicati, verrà inviata la risposta standard.
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4. Come configurare la risposta automatica di Gmail sul cellulare
Passo 1
Se vogliamo configurare questa funzione dal nostro cellulare, per prima cosa apriremo il nostro account Gmail. Una volta aperto, dobbiamo fare clic sull'icona delle tre linee. All'interno di questo menu, fare clic sul simbolo della ristampa dentata. A questo punto verrà visualizzato un menu. Qui è dove appare l'opzione "Risposta automatica" che dobbiamo selezionare
Passo 2
Una volta selezionato, possiamo configurare il nostro messaggio con le stesse opzioni che abbiamo visto nella sezione precedente, (giorno di inizio e fine, oggetto, messaggio, esclusività per gli amici)
Una volta configurata questa opzione per la nostra email, dobbiamo chiarire un dubbio che potrebbe sorgere. Nel caso in cui la stessa persona ci invii più di un messaggio, il nostro auto-messaggio verrà automaticamente inoltrato una sola volta. Quattro giorni dopo, questa funzione verrà riattivata per quella persona e nel caso in cui ci scrivano di nuovo, verrà inviato nuovamente l'autorisponditore.
Grazie a questa funzione di Gmail sarà possibile semplificare alcune azioni di risposta alle email per ottimizzare al meglio il nostro tempo. Nel caso in cui il tuo gestore non sia Gmail, ricorda che hai anche la possibilità di attivare la risposta automatica in Outlook e nella posta per Mac.
