Le piattaforme di messaggistica e-mail si stanno rafforzando ogni giorno grazie alle loro caratteristiche e funzionalità che consentono di centralizzare ogni giorno la gestione delle e-mail, dei calendari e dei contatti. È normale che riceviamo una notevole quantità di e-mail nella nostra casella di posta, o in altri luoghi, e se non eseguiamo frequentemente un processo di pulizia, potremmo trovarci di fronte a una saturazione di e-mail che può avere un impatto negativo sul comportamento di e-mail.
Alcune piattaforme di posta elettronica attuali sono in grado di eliminare automaticamente i messaggi di posta elettronica più vecchi ospitati nell'e-mail, tenendo conto di determinati valori come mittenti o tempo per vederli ricevuti.
Gmail è una delle piattaforme di posta elettronica più utilizzate, offerta da Google, peggio all'interno delle sue funzioni, sebbene disponiamo di filtri integrati, questi filtri funzionano solo su nuove e-mail in arrivo ma non possono essere applicati a vecchie e-mail, quindi dobbiamo trovare un modo per creare una regola o filtri per eliminare le email che sono rimaste in Gmail più del necessario, poiché senza dubbio queste email non saranno utili.
Per ottimizzare queste attività di pulizia di Gmail, abbiamo un'estensione gratuita chiamata Email Studio che è stata sviluppata per ottimizzare ed essere in grado di eseguire molte più attività in Gmail, oltre a quelle predefinite, consentendo così un controllo molto migliore su ogni posta in arrivo ed esistente .
StrumentiCon Email Studio avremo a disposizione strumenti utili per:
- Invia e-mail in date successive
- Essere in grado di inviare risposte automatiche intelligenti
- Esegui l'inoltro della posta a un altro destinatario
- Clona bozze da Gmail
- Elimina automaticamente le email in base a determinati criteri e altro ancora.
Passo 1
Per installare questa estensione, possiamo andare al seguente link:
Accedendo a questo link vedremo quanto segue:
INGRANDIRE
Passo 2
Lì clicchiamo sul pulsante Installa e verrà visualizzato il seguente messaggio:
Passaggio 3
Lì facciamo clic sulla riga Continua per completare il processo di installazione di questo componente aggiuntivo in Gmail.
Passaggio 4
Con questa estensione installata possiamo procedere alla configurazione della cancellazione automatica delle email in Gmail.
Configurazione della cancellazione automatica delle email in Gmail.
FiltriQuando si utilizza il plug-in Email Studio, in particolare l'opzione di eliminazione della posta elettronica (Email Clean Up), sarà possibile applicare alcuni filtri come:
- Elimina tutte le email che sono state ricevute più di un mese fa e che a loro volta provengono da mittenti specifici o si trovano in una cartella specifica come la Posta in arrivo
- Archivia e contrassegna come lette tutte le email nella cartella Posta in arrivo che hanno più di 3 mesi
- Elimina definitivamente tutte le email dal cestino di Gmail e dalla cartella spam dopo 2 giorni, ricorda che per impostazione predefinita Gmail elimina solo lo spam e la posta indesiderata dopo 30 giorni dalla sua presenza
- Imposta il tag "follow-up" su tutte le email in primo piano dopo una settimana o un mese dalla ricezione.
Questo strumento di eliminazione automatica ha un sottoscrittore e-mail con il quale sarà possibile rimuovere facilmente il nostro indirizzo e-mail da elenchi di spam e altre e-mail di massa, cosa molto comune oggi.
Passaggio 5
Per abilitare questa opzione in Gmail, sarà necessario aprire un'e-mail situata nella posta in arrivo per abilitare l'opzione Email Studio sul lato destro:
INGRANDIRE
Passaggio 6
Lì facciamo clic sull'opzione Email Clean Up e verrà visualizzato quanto segue:
Passaggio 7
Facciamo clic sulla riga Aggiungi nuova regola per creare la nostra regola di eliminazione e selezionando questa opzione vedremo quanto segue:
Passaggio 8
Come possiamo vedere, Email Clean Up utilizza una serie di condizioni e azioni per applicare l'eliminazione delle email.
A livello di condizioni troviamo fattori come:
Scegli etichettaQuesta opzione ci consente di selezionare la posizione da cui rimuovere le e-mail, lì troviamo opzioni come posta in arrivo, spam, cestino, ecc.
RicevutoIn questa sezione possiamo definire l'intervallo di tempo che le email devono soddisfare per essere eliminate, abbiamo da 1 giorno a 6 anni
Passaggio 9
Nei campi Da definiremo, se necessario, il mittente dell'e-mail, e nel campo Oggetto definiremo l'oggetto dell'e-mail se vogliamo eliminare determinate e-mail.
NotaAll'interno di queste opzioni è possibile utilizzare operatori di ricerca Gmail avanzati come newer_than o contiene: attachment o large_than in modo che questi parametri corrispondano esattamente ai messaggi Gmail da archiviare, eliminare o spostare in un'altra cartella.
Nella sezione azioni, situata in basso possiamo attivare le seguenti caselle:
ArchiviaArchiviamo le email definite
segna come lettoContrassegniamo le email selezionate come lette
AvvialoApriamo le email selezionate
Cancellati dalla listaCi permette di lasciare una mailing list in cui siamo iscritti
Sposta nel cestinoSposta le email nel cestino
Elimina definitivamenteElimina definitivamente le email
Passaggio 10
Inoltre, sarà possibile applicare un'etichetta nell'opzione Scegli etichetta situata in basso.
Passaggio 11
Se vogliamo eliminare le e-mail, possiamo selezionare l'opzione Sposta nel cestino e quindi svuotare il cestino o selezionare l'opzione Elimina definitivamente. Una volta definito questo, clicchiamo sul pulsante Salva che si trova in basso e questa attività verrà eseguita automaticamente ogni ora, prendendo i criteri di un cron job, e si occuperà di eseguire l'azione specificata nelle email che corrispondono al condizione che abbiamo definito.
Quando salviamo l'azione possiamo vederla nel pannello laterale e lì sarà possibile modificarla, eseguirla o eliminarla:
Passaggio 12
Quando si esegue questa azione, vedremo un riepilogo delle email che sono state cancellate, altrimenti vedremo che non ci sono state corrispondenze con i criteri definiti:
Passaggio 13
Altrimenti, vedremo il numero di email che sono state elaborate:
È così semplice, Email Studio è un'alternativa utile e pratica per rimuovere centinaia o migliaia di email dal nostro account Gmail che occupano spazio inutilmente e quindi gestire la nostra posta molto meglio.
