Google è una piattaforma che offre ai suoi milioni di utenti varie alternative per lavorare in modo completo, molte opzioni di gestione e controllo, Google è molto più di un browser chiamato Google Chrome, ma abbiamo strumenti integrati, i moduli di Google sono uno di questi. Questi moduli sono uno strumento utile per l'intero processo di creazione di sondaggi e questionari online. Gli invii dei moduli vengono archiviati automaticamente in Fogli Google, con i quali sarà possibile successivamente analizzare ogni risposta inserita poiché i moduli possono ricevere migliaia di risposte.
Quando un utente invia la sua risposta tramite il modulo Google, viene automaticamente aggiunta una riga al foglio Google di destinazione con tutte le risposte inserite, qualcosa che ci aiuterà ad aver memorizzato automaticamente tutte quelle risposte che gli utenti forniscono e che possiamo generare in un finale documento. Sebbene questi dati di risposta siano archiviati in righe in un documento Excel, oggi vedremo come archiviarli in un PDF. Solvetic spiegherà come raggiungere questo obiettivo in Google Forms.
In questo caso creeremo un file PDF, ma sarà possibile creare documenti Word, fogli Excel, slide PowerPoint, ePub e molte altre opzioni.
1. Accedi ai moduli di Google e crea PDF
Passo 1
Il primo passo è accedere ai moduli di Google e per questo dobbiamo accedere al seguente link:
Passo 2
Una volta lì, fai clic sul pulsante "Nuovo" e seleziona il seguente percorso:
- Di più
- Moduli Google
- Modulo vuoto
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Passaggio 3
Verrà visualizzato quanto segue:
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Passaggio 4
Lì abbiamo inserito il nome "Solvetic Survey" e nel primo campo abbiamo definito l'opzione "Il tuo nome", lì possiamo definire questa sezione come una risposta breve. Ora clicchiamo sul pulsante "Duplica" e chiameremo il campo successivo "La tua email" con il tipo Risposta breve:
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Passaggio 5
Di nuovo duplichiamo questa opzione e nella prossima creeremo un campo chiamato "Licenza", questo avrà l'opzione di "Caselle di controllo" e possiamo aggiungere un breve testo per l'identificazione:
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Passaggio 6
Per aggiungere la descrizione della licenza, fare clic sull'icona in basso e lì selezioniamo l'opzione "Descrizione":
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Passaggio 7
Nel campo visualizzato inseriremo il testo desiderato:
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Passaggio 8
Se lo desideriamo, per i temi di design, possiamo fare clic sull'icona dei temi situata in alto e verrà visualizzata la seguente barra laterale:
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Passaggio 9
Lì possiamo selezionare una qualsiasi delle opzioni predefinite o fare clic sul segno + e definire un tema personalizzato di colori o immagini:
Passaggio 10
Una volta selezionata l'opzione desiderata, fare clic sul pulsante "Seleziona" per applicare le modifiche e potremo vedere, in questo caso in alto, il nuovo aspetto del modulo:
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Passaggio 11
Ora andiamo alla scheda "Risposte" e vedremo quanto segue:
Passaggio 12
Lì clicchiamo sulla riga "Seleziona la destinazione della risposta" e verrà visualizzato quanto segue:
Passaggio 13
Attiviamo la casella "Crea un nuovo foglio di calcolo" e possiamo vedere che il nostro modulo è selezionato. Fare clic su "Crea" per procedere con l'azione e verremo reindirizzati alla pagina seguente:
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Passaggio 14
Ora andremo al menu principale di Drive e lì faremo clic sul pulsante "Nuovo" e questa volta selezioniamo l'opzione "Google Documenti / Da un modello":
Passaggio 15
Nella finestra visualizzata selezioneremo il modello desiderato:
Passaggio 16
Una volta fatto clic su di esso, verrà applicato automaticamente con un preformato stabilito:
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Passaggio 17
Lì cambieremo il nome della società e apporteremo le seguenti modifiche:
- Nella riga della data inseriamo {{Timestamp}}
- Nella sezione dei saluti aggiungiamo il testo desiderato accanto alla variabile {{Il tuo nome}}
Passaggio 18
Possiamo assegnare il nome desiderato a questo file direttamente dall'angolo in alto a sinistra. Una volta definito questo, accediamo al file del foglio di calcolo che è stato creato dove sono presenti le seguenti colonne di base:
- Timestamp (registrerà data e ora delle risposte)
- Il tuo nome (nome della persona che ha compilato il modulo)
- La tua email (l'email inserita verrà registrata lì)
- Accordo (lì sarà indicato se il termine di licenza è stato accettato o meno)
2. Gestisci automaticamente i moduli di Google
Passo 1
Affinché i moduli di Google possano essere gestiti automaticamente, esiste un plugin chiamato Document Studio che può essere installato gratuitamente al seguente link:
https://chrome.google.com/webstore/detail/document-studio/nhgeilcelhkmajkfgmgldbinmgjjajlb 'class =' bbc_url 'title =' External Link 'rel =' nofollow external '>
Passo 2
Una volta installato, nel foglio di calcolo, andremo al menu "Plugin" e lì selezioniamo "Document Studio / Apri":
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Passaggio 3
Quando lo fai, verrà visualizzata la seguente barra laterale:
Passaggio 4
Prima di tutto, facciamo clic sull'opzione "Unisci documenti" e lì facciamo clic sul pulsante "Cambia" e nella finestra pop-up selezioniamo il documento Google che abbiamo creato con le variabili:
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Passaggio 5
Fare clic su "Seleziona" per applicare le modifiche e vedremo quanto segue:
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Passaggio 6
Se clicchiamo sul campo "Markers" possiamo vedere le variabili di detto documento:
Passaggio 7
Nel campo "Nome file unito" inseriamo il testo desiderato insieme alla variabile {{Il tuo nome}}. Nel campo "Formato di esportazione" definiremo Adobe PDF.
Passaggio 8
Il prossimo passo è andare alla sezione "Mail Marge with Gmail" e lì premere l'interruttore "Invia email" per visualizzare la seguente finestra pop-up:
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Passaggio 9
Lì facciamo clic sulle opzioni del campo "Inserisci campo margine" e verrà visualizzato quanto segue:
Passaggio 10
Selezioniamo l'opzione "Il tuo nome" e se lo desideriamo possiamo personalizzare lo sfondo della posta e aggiungere un testo nel corpo del messaggio:
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Passaggio 11
Ora, fai clic sul campo "Invia email a" e lì selezioniamo l'opzione "La tua email":
Passaggio 12
Successivamente inseriamo un'e-mail specifica e un oggetto per le e-mail da inviare:
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Passaggio 13
Una volta definito questo, fare clic sul pulsante "Salva" per salvare le modifiche. Ora andiamo nella sezione "Carica su Google Drive" e lì sarà possibile selezionare la cartella in cui verranno ospitati i modelli creati:
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Passaggio 14
Possiamo aggiungere una sottocartella con la sintassi \ {{Il tuo nome}}:
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Passaggio 15
In alternativa sarà possibile condividere questi modelli dalla sezione "Permessi di condivisione file":
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Passaggio 16
Infine, nella sezione “Finisci e unisci” possiamo stabilire alcuni parametri di configurazione se necessario:
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Passaggio 17
Ora, per verificare che tutto funzioni come previsto, possiamo andare al risultato del form dove inseriremo i dati richiesti:
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Passaggio 18
Cliccando sul pulsante "Invia" riceveremo una conferma che la risposta è stata inviata correttamente:
Passo 19
La funzione di base di questo tutorial è che i dati che sono stati registrati automaticamente verranno archiviati nel file del foglio di calcolo collegato. Con questo, sarà possibile avere un controllo molto più diretto su ciascuna delle risposte che gli utenti indicano.
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In questo modo, grazie ai moduli di Google e al plugin Document Studio, sarà molto più semplice integrare questi aspetti quando si tratta di creare e gestire moduli indipendentemente dal tipo di dati che richiedono.
