Avere tutti i nostri documenti a portata di mano e organizzati nel miglior modo possibile è una comodità per poterci gestire al meglio. Una delle migliori opzioni per l'archiviazione dei documenti sono i servizi di archiviazione cloud. Il problema arriva quando vogliamo ottenere questi documenti sul nostro computer e sappiamo come farlo.
Se utilizziamo Google Docs per salvare documenti (documenti di word processor, fogli di calcolo e presentazioni) per impostazione predefinita Google li salva in formato “.gdoc”. Anche se utilizziamo Google Drive per sincronizzare questi file, avendo l'estensione “.gdoc” avremo solo un link ad una pagina web di Google. È possibile che abbiamo bisogno, quindi, che quei file diventino file reali che possiamo modificare con Microsoft Office. Per fare ciò, dobbiamo seguire le istruzioni che stiamo per offrire di seguito.
1. Scarica uno o più documenti da Google Drive
La prima cosa che dobbiamo fare è andare sul sito web di Google Drive e accedere con il nostro account Google. Cerchiamo il documento che vogliamo scaricare e lo selezioniamo. Nel caso in cui vogliamo selezionare più file contemporaneamente possiamo anche farlo.
Quindi facciamo clic con il tasto destro del mouse per visualizzare il menu laterale. Selezioniamo dove dice "Download". In questo momento il nostro browser scaricherà i file in formato .docx per i documenti, .xlsx per i fogli di calcolo e .pptx per le presentazioni. Nel caso in cui abbiamo selezionato più documenti, il nostro browser scaricherà un file .zip che contiene i documenti selezionati in formato Office.
2. Scarica il documento dell'editor di Google Drive
Un'altra opzione che abbiamo è convertire un documento direttamente in formato Microsoft Office quando lo stiamo modificando. La prima cosa che dobbiamo fare è aprire il documento nell'editor corrispondente.
Una volta dentro, dobbiamo selezionare "File" "Scarica come" e selezionare Microsoft Word, Excel, Power Point o il formato che ci interessa a seconda del tipo di documento che è. Contemporaneamente il file verrà scaricato sul nostro computer. Da questa opzione abbiamo anche la possibilità di esportare documenti in altri tipi di file come PDF o un altro formato.
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3. Scarica tutti i file di Google Docs come documenti di Office
Se vogliamo risparmiare tempo e convertire tutti i documenti che abbiamo archiviato in Google Docs in formato Office, possiamo farlo tramite il sito web di Takeout. Da qui possiamo esportare i dati da più servizi. In questo caso selezioniamo solo "Drive".
Dobbiamo continuare con i passaggi corrispondenti per scaricarlo e configurare ogni sezione come il tipo di file o il metodo di consegna che ci interessa di più e si adatta alle nostre esigenze.
In questo modo potrai avere tutti i tuoi file in Microsoft Office in modo da poter modificare e apportare le modifiche che ritieni pertinenti direttamente dal tuo computer.
4. Converti il documento in formato Office e lascialo su Google Drive
Nel caso in cui desideriamo convertire un documento di Google Docs in uno dei formati di Office ma vogliamo lasciare il file in Google Drive, dobbiamo fare quanto segue.
La prima cosa che dobbiamo fare è eseguire uno dei metodi che abbiamo spiegato in precedenza. Una volta fatto, dobbiamo posizionare il documento Office scaricato nella cartella Google Drive del nostro computer e sincronizzare nuovamente questo documento all'interno dell'applicazione.
Nel caso in cui desideriamo caricare il documento dal sito Web, dobbiamo prima accedere alle impostazioni di Google Drive sul Web per deselezionare la casella "Converti i file caricati nel formato dell'editor di Google Documenti".
Nel caso in cui non lo facciamo, tutti i file di Office che carichiamo sulla piattaforma verranno automaticamente convertiti in formato google docs.
Una volta deselezionata questa opzione, possiamo trascinare i documenti che desideriamo sul sito Web di Google Drive in modo che vengano caricati sulla piattaforma e archiviati come documenti di Office.
In questo modo avremo i nostri documenti nel formato desiderato secondo le nostre preferenze.
