Excel 2016 ci offre una serie di possibilità per gestire correttamente i dati che vi sono ospitati attraverso tabelle, funzioni e formule. Una delle principali alternative che Excel 2016 ci offre è la possibilità di condividere il documento con altri per la modifica poiché questo aumenta la capacità di progettazione e gestione dei dati memorizzati.
Ecco perché questa volta Solvetic offre alcuni suggerimenti da fare prima di condividere un foglio di calcolo in Excel 2016.
1. Aggiorna le informazioni sul documento
Quando si gestisce un foglio Excel 2016 a cui hanno accesso altri utenti, è ideale sapere se hanno apportato qualsiasi tipo di modifica senza essere informati.
Quando andiamo al menu "File" possiamo vedere tutti i dettagli del foglio selezionato come dimensione, titolo, etichette, autore, data di creazione, data di modifica e altro. Avendo queste informazioni è facile determinare se un utente ha apportato modifiche poiché apparirà chi e quando l'hanno apportata.
2. Crea un backup prima di condividere
Questo passaggio è fondamentale poiché una volta apportate delle modifiche e queste sono state salvate, non possono essere ripristinate e qualsiasi modifica può indubbiamente influenzare il disegno, la gestione o il controllo sui dati del foglio.
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3. Controlla i fogli nascosti
Passo 1
A volte nascondiamo fogli in Excel 2016 per evitare di modificare dati sensibili o per attività amministrative.
Se vogliamo verificare se il foglio corrente ha fogli nascosti, andiamo nel menu "Start", gruppo "Celle" e lì selezioniamo l'opzione "Formato" / "Nascondi e mostra" / "Mostra foglio"
Passo 2
Si aprirà una nuova finestra in cui vedremo il nome del foglio o dei fogli nascosti in Excel 2016. Fare clic su "OK" e il foglio sarà di nuovo visibile.
4. Definire i permessi di modifica del foglio
È importante essere chiari su quali utenti hanno la possibilità di accedere al file e quali autorizzazioni hanno al suo interno, poiché alcuni utenti con autorizzazioni di modifica possono apportare qualsiasi tipo di modifica.
In Excel 2016 possiamo stabilire due tipi di autorizzazioni:
- Può modificare: consente all'utente selezionato di avere pieno accesso al foglio
- Può visualizzare: Con questa opzione l'utente potrà vedere solo il contenuto del foglio ma senza la possibilità di modificarlo.
Per verificare chi ha accesso al foglio e che tipo di permessi ha, clicca sul pulsante "Condividi" che si trova sul lato destro e lì verranno visualizzate le informazioni con il rispettivo tipo di permesso.
Come possiamo vedere, sono semplici passaggi ma ci permettono di gestire correttamente i fogli da modificare.
